Cuando llama a un número de teléfono comercial, a menudo recibe un saludo de correo de voz automático que lo guía a través de la guía telefónica y los siguientes pasos.
Estos saludos de voz le dan a su pequeña empresa un aspecto profesional y pueden ayudar a impulsar las ventas y aumentar la satisfacción del cliente.
En este artículo, le mostraremos cómo configurar un saludo de voz para su tienda en línea, negocio o blog. También le mostraremos los mejores ejemplos de saludos de correo de voz que puede usar como plantilla.
¿Por qué es importante el buzón de voz para su negocio?
Más del 88% de las búsquedas locales en dispositivos móviles terminan en una llamada telefónica. Principalmente gracias a los elegantes botones de clic para llamar que aparecen en los resultados de búsqueda locales de Google.
Para muchas pequeñas empresas, puede que no sea posible responder todas las llamadas de inmediato. A veces, los clientes pueden llamar después del horario comercial y es posible que esté ocupado o que no tenga personal disponible en ese momento.
Aquí es donde entra el saludo del correo de voz.
Para muchos clientes, este será su primer contacto con su negocio. Si no configura un saludo de voz, puede perder un cliente frente a su competidor.
Por otro lado, no recibir correctamente el saludo de tu buzón de voz también puede tener graves consecuencias. Los clientes pueden colgar, dejar de seguir o simplemente contactar a sus competidores.
Dicho esto, echemos un vistazo a cómo configurar correctamente su saludo de correo de voz para su negocio en línea.
La mejor manera de configurar un saludo de correo de voz
Por lo general, los propietarios de pequeñas empresas utilizan un número de teléfono fijo o móvil para manejar las llamadas. Si bien pueden hacer el trabajo, no le permiten manejar correctamente las llamadas comerciales ni configurar un saludo de correo de voz automático efectivo.
La mejor manera de manejar las llamadas de negocios es usar un servicio telefónico corporativo. Muchas pequeñas empresas usan un número de teléfono comercial virtual porque les permite manejar llamadas comerciales de manera efectiva sin sacrificar su privacidad.
A diferencia de un número de teléfono fijo o móvil, utiliza Internet para manejar las llamadas. El término oficial para esta tecnología se llama servicio telefónico de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP).
Utilizar un servicio telefónico de empresa ofrece las siguientes ventajas frente a la red fija y móvil.
- Puede configurar el tiempo de trabajo y grabar diferentes saludos de voz para que se reproduzcan según la hora del día.
- Puede configurar un operador automático, agregar extensiones para enrutar llamadas, permitir que los usuarios dejen un correo de voz y más.
- Funciona en tu ordenador, tablet, teléfono fijo e incluso en tu móvil vía app.
- Varios usuarios pueden usar el mismo número de teléfono independientemente de su ubicación.
- Puede dar acceso fácilmente a nuevos empleados sin llamar a un técnico o comprar nuevos equipos.
Le recomendamos que utilice Nextiva porque es el mejor proveedor de servicios de telefonía empresarial del mercado. Ofrecen un conjunto completo de funciones con un panel de administración basado en web fácil de usar y aplicaciones para su teléfono.
Usamos Nextiva en nuestro negocio para administrar llamadas para WPBeginner y otros Fantástico motivo propiedad.
Si desea una solución diferente, consulte RingCentral. Es otro excelente servicio telefónico comercial. Ofrecen una plataforma increíblemente rica en funciones, con muchas herramientas para administrar saludos de voz, asistentes automáticos, mensajes de voz, transcripciones de llamadas y más.
Una vez que haya configurado un servicio telefónico comercial, puede configurar saludos de voz usando su configuración fácil de seguir.
Ejemplos de saludos de voz para empresas
Hay algunas reglas básicas que debe seguir para crear los saludos de correo de voz más efectivos.
- Evita clichés como “Tu llamada es importante para nosotros”, se abusa de ellos y ya no se sienten sinceros.
- Asegúrese de que la grabación de su correo de voz sea amigable y personal.
- Trate de no sonar como si estuviera leyendo un guión.
- Si puede, contrate a un locutor para que lo ayude a grabar los saludos del correo de voz. Incluso puedes encontrar a alguien en Fiverr.
- Asegúrese de que su contestador automático proporcione información importante, como el nombre de la empresa, el horario de trabajo y la información de contacto.
A continuación se muestran algunas plantillas de saludo de correo de voz que puede usar para su negocio.
Ejemplos de saludos de correo de voz fuera de horario
Este saludo de voz se reproducirá cuando los clientes lo llamen después del horario comercial o los fines de semana. Asegúrese de que este saludo del correo de voz informe a los usuarios sobre el horario de atención, las formas alternativas de comunicarse con el servicio de atención al cliente o la ubicación de la tienda.
“Hola, has llegado [business name]. Estamos disponibles por teléfono de [9 am] a [6 pm] [PST] De lunes a viernes. También puede utilizar el formulario de contacto de nuestra web, [www.example.com] para dejarnos un mensaje y nos pondremos en contacto con usted por correo electrónico. Si desea que le devolvamos la llamada, deje su nombre y número más tarde junto con un breve mensaje y nuestro equipo se comunicará con usted lo antes posible.
“Hola, has llegado [business name]. Actualmente no podemos atender su llamada. Nuestro horario de oficina es [business hours] De lunes a viernes. Nuestro punto de venta un [store location] permanece abierto para los clientes los fines de semana. También puede contactarnos a través del chat en vivo en nuestro sitio web [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Si no es urgente y desea que le devuelvan la llamada, deje su nombre y número después del tono.
Como puede ver, ambos ejemplos brindan información importante y ofrecen a los clientes formas alternativas de comunicarse a través del chat en vivo o el formulario de contacto.
Ejemplos de saludos de correo de voz para las fiestas
Estos saludos se pueden grabar durante las vacaciones.
“Hola, has llegado [business name]. Nuestro equipo está actualmente fuera de la oficina para pasar las vacaciones con amigos y familiares. volveremos al trabajo [day and time]. Por favor, déjenos su nombre y número y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible. [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]”.
“¡Felices fiestas! Nuestro equipo un [business name] está lejos hasta [date]. Si es un cliente existente, aún puede abrir un ticket de soporte en nuestro sitio web, intentaremos comunicarnos con usted dentro de las próximas 24 horas. También puede contactarnos a través de chat en vivo o formulario de contacto en nuestro sitio web [www.example.com]. Si no es urgente, puede dejarnos su nombre y número después del pitido. Responderemos a su llamada lo antes posible”.
“Hola, has llegado [company name]. Estamos cerrados por (nombre festivo) y volveremos a trabajar [date and time]. Si necesita una respuesta urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (email_address) intentaremos responder todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas. También puede dejarnos un mensaje y nos pondremos en contacto con usted después de las vacaciones (Feliz Año Nuevo / Vacaciones)”.
Como puede ver, estos saludos de correo de voz brindan a los clientes la mayor cantidad de información posible. Estos saludos también aseguran que los clientes sepan cómo obtener una respuesta más rápida mediante el uso de métodos de contacto alternativos durante las vacaciones.
Ejemplos de saludos de contestador automático ausente/ocupado
Si está ocupado, ausente o no tiene suficiente personal y no puede responder de inmediato las llamadas de los clientes, puede usar estos saludos como ejemplo.
“Hola, has llegado [business name], no podemos responder a su llamada en este momento, pero nos gustaría devolverle la llamada lo antes posible. Por favor déjenos su nombre y número después del pitido.
“Hola, estamos lejos del teléfono en este momento. Si no es demasiado urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (dirección de correo electrónico). De lo contrario, deje su nombre y número después del tono y le devolveremos la llamada de inmediato”.
Si es la única persona que responde a las llamadas, puede convertirlo en un saludo de voz personal.
“Hola, te has comunicado con (tu nombre). Actualmente no puedo contestar el teléfono. Puede enviarme un correo electrónico a (dirección de correo electrónico) o puede dejar su nombre y número después del pitido y le devolveré la llamada lo antes posible.
Pruebe y mejore sus saludos de correo de voz
Otra gran razón para usar un servicio telefónico profesional es que puede rastrear todas sus llamadas y ver informes detallados sobre ellas. Por ejemplo, así es como se ve la página de análisis de llamadas de Nextiva.
Debe realizar un seguimiento de cuántos usuarios escuchan cada saludo de correo de voz y cómo respondieron. Los saludos de correo de voz con una puntuación más alta de clientes que dejan un mensaje funcionan de manera eficiente.
Los mensajes de correo de voz que ni siquiera se escuchan por completo son un fracaso.
Recomendamos probar diferentes saludos de correo de voz para encontrar el equilibrio perfecto. Actualizar periódicamente el saludo de su correo de voz también puede ayudarlo a llenar los vacíos en la comunicación que ni siquiera sabía que existían.
Siga sus mensajes de correo de voz
Ahora que ha configurado un mensaje de voz equilibrado, informativo y amigable, el siguiente paso es aún más crucial.
¿Qué sucede después de que un cliente te deja un mensaje de voz?
Si está utilizando un sistema telefónico comercial profesional, podrá rastrear y responder fácilmente a esos mensajes.
Asegúrese de que usted y su personal estén igualmente bien preparados para un seguimiento rápido. Una pronta devolución de llamada contribuye en gran medida a fortalecer las relaciones comerciales y cerrar ventas.
Esperamos que este artículo lo haya ayudado a aprender cómo configurar su saludo de correo de voz para su negocio en línea. También puede consultar nuestra guía sobre cómo crear un boletín informativo por correo electrónico para su negocio.
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